Firma electrónica en los contratos de trabajo - Decreto 526 de 2021

Por medio del Decreto 526 de 2021, el presidente de la República agregó nuevos artículos al Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, lo cuales regulan la utilización de la firma electrónica en los contratos laborales.

Primero que nada, se debe establecer qué se significan los términos mensaje de datos, firma electrónica y firma digital. Sobre el primero, se debe acudir a La Ley 527 de 1999, la cual establece que el mensaje de datos es la información que se genera, envía, recibe, almacena o comunica por medios electrónicos, tales como el Intercambio Electrónico de Datos, el Internet, el correo electrónico, el telegrama o el telefax.

Por otro lado, el Decreto en comento expone que la firma electrónica es aquella obtenida por medio de métodos tales como “códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas”, siempre que se relaciones con un mensaje de datos que sea confiable; por otro lado, la firma digital es aquel valor número que se asigna a un mensaje de datos, por medio de cual se pueda determinar que el valor proviene del iniciador y que no ha sido objeto de modificación alguna.

Pues bien, tendiendo claro los conceptos previos, es menester señalar que el Decreto en mención dispone que el Contrato Individual de Trabajo puede ser firmado de manera electrónica siempre que se cumplan los requisitos establecidos para los contratos escritos, en este sentido, el artículo 39 del Código Sustantivo de Trabajo contempla que se requiere para estos casos de:

1. Identificación y domicilio de las partes.

2. Lugar y la fecha de su celebración.

3. Lugar en donde se haya contratado el trabajador y en donde haya de prestar el servicio.

4. Naturaleza del trabajo.

5. Cuantía de la remuneración, su forma y periodos de pago.

6. Si hay suministros de habitación y alimentación como parte del salario, se debe estimación de su valor.

7. Duración del contrato, su desahucio y terminación.

Bajo esta línea, si el empleador decide optar por la utilización de la firma electrónica, debe proveerle al trabajador los medios necesarios para proceder con la misma, los cuales impliquen la confiabilidad de la firma. Así mismo, la compañía deberá mantener el contrato y conceder el acceso al mismo tanto al trabajador como a las autoridades judiciales y administrativas que así lo requieran.

Con respecto a la firma electrónica, esta tendrá la misma vigencia del contrato y sus eventuales modificaciones, será gratuita para el trabajador, por lo que el empleador deberá sufragar cualquier costo que implique su utilización y, el uso de la firma se dará de manera exclusiva entre las partes para la relación laboral, aunque no perderá su eficacia y valor probatorio aún después de terminado el vínculo contractual.

Con todo, el artículo 1 del decreto 526 de 2021 establece que el contrato podrá ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes, es decir, que esta modalidad de celebración del contrato laboral no se torna en una obligación, por tanto, ello implica que es posible proceder con el envío de, por ejemplo, correos electrónicos sin la necesidad de la presencia de una firma electrónica, pues los mismos son completamente válidos y cuentan con fuerza probatoria, por tanto, la única forma de desvirtuarlos radica en demostrar una ausencia de confiabilidad.

Con respecto a lo anterior, la Corte Suprema de Justicia en la sentencia SL 5246 de 2019 afirmó:

“Como tal, el documento, en materia probatoria, sea de papel o electrónico, tiene por finalidad, la de mostrar al Juez, la veracidad de unos hechos, mediante la apreciación de su contenido, pues en éste se incorpora la manifestación de expresiones, las cuales, al ser exteriorizadas, pueden llevar al convencimiento de una realidad buscada por las partes; en el ámbito laboral, puede ser, a manera de ejemplo, la declaración de una relación laboral, las causas de un despido, las condiciones de contratación, como también, las acciones que podrían considerarse como acoso laboral, entre otras muchas.

(…)

Las reproducciones o copias simples de los correos electrónicos, no podían llevar al sentenciador a restarle validez, bajo una óptica formalista, sin detenerse a valorar otros criterios para verificar la autenticidad de esos documentos, como lo son, los principios de debido proceso, defensa, igualdad, buena fe y lealtad procesal”

En suma, es claro que el Decreto 526 de 2021 regula la utilización de la firma electrónica y su uso para la celebración de contratos laborales, sin embargo, no hace imperiosa la implementación de la misma, por lo que la usanza de este mecanismo se debe tomar como una simple opción para las empresas a la hora de contratar.